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La bureautique désigne l'intégration des fonctions de bureau généralement liées à la gestion de l'information. Il existe de nombreux outils utilisés pour automatiser les fonctions de bureautique et la diffusion de processeurs électroniques à l'intérieur des ordinateurs ainsi qu'à l'intérieur des photocopieurs et des imprimantes est au centre des progrès les plus récents en matière de bureautique. Le stockage de données brutes, le transfert électronique de données et la gestion des informations commerciales électroniques constituent les activités de base d'un système de bureautique.

L'histoire moderne de la bureautique a commencé avec la machine à écrire et la photocopieuse, qui ont mécanisé des tâches auparavant manuelles. Aujourd'hui, cependant, la bureautique est de plus en plus comprise comme un terme qui ne se réfère pas seulement à la mécanisation des tâches mais aussi à la conversion des informations sous forme électronique. L'avènement de l'ordinateur personnel a révolutionné la bureautique, et aujourd'hui, les systèmes d'exploitation et les interfaces utilisateurs populaires dominent les systèmes informatiques de bureau. Cette révolution a été si complète et a infiltré tant de domaines d'activité que presque toutes les entreprises utilisent au moins une application informatique commerciale dans le cadre de leur activité quotidienne. Même les plus petites entreprises utilisent couramment l'informatique pour tenir des registres financiers, des informations sur les stocks, des registres de paie et d'autres informations commerciales pertinentes. "La technologie sur le lieu de travail, qui a commencé comme un outil commercial pratique (mais toujours facultatif) dans les années 80, est devenue une exigence prioritaire dans les années 90", résume Stanley Zarowin dans le Journal of Accountancy. "À l'aube du nouveau millénaire, elle a fait un nouveau bond en avant, passant du statut de priorité à celui de condition préalable pour faire des affaires".

Les bases de la bureautique

En général, un système bureautique comporte trois activités de base : le stockage des informations, l'échange de données et la gestion des données. Dans chaque grand domaine d'application, le matériel et les logiciels se combinent pour remplir les fonctions de base.

Stockage de l'information

Le premier domaine de la bureautique est le stockage de l'information, qui est généralement considéré comme comprenant les dossiers de bureau et autres formulaires et documents de bureau primaires. Les applications de données impliquent la saisie et l'édition de fichiers, d'images ou de feuilles de calcul. Les logiciels de traitement de texte et de présentation de bureau acceptent les données textuelles et graphiques brutes, tandis que les tableurs permettent aux utilisateurs de manipuler et de produire facilement des chiffres. Les applications d'images permettent la capture et l'édition d'images visuelles.

Les logiciels et systèmes de traitement de texte couvrent l'ensemble du domaine du traitement de texte et de la publication assistée par ordinateur. Le traitement de texte, l'activité bureautique la plus élémentaire et la plus courante, consiste à saisir (généralement au clavier) et à manipuler du texte sur un ordinateur. Les applications commerciales de traitement de texte d'aujourd'hui fournissent aux utilisateurs un ensemble sophistiqué de commandes pour formater, éditer et imprimer des documents textuels. L'une des caractéristiques les plus populaires des logiciels de traitement de texte est la possibilité d'utiliser des modèles de documents préformatés. Les modèles configurent automatiquement des éléments tels que la taille de la police, les styles de paragraphe, les en-têtes et les pieds de page et les numéros de page, de sorte que l'utilisateur ne doit pas réinitialiser les caractéristiques du document chaque fois qu'il crée un nouvel enregistrement.

La publication assistée par ordinateur ajoute une autre dimension à la manipulation du texte. En combinant les fonctionnalités d'un traitement de texte avec des fonctions avancées de conception et de mise en page, les progiciels de publication assistée par ordinateur sont devenus des outils précieux pour la création de bulletins d'information, de brochures et d'autres documents qui combinent du texte et des photographies, des graphiques, des dessins et d'autres images graphiques.

Les logiciels et systèmes de traitement d'images constituent une autre facette de la bureautique. Les images de documents, les photographies et les graphiques tels que les tableaux et les graphiques sont des exemples d'informations visuelles. Ces images sont converties en fichiers numériques, qui ne peuvent être modifiés de la même manière que les fichiers texte. Dans un traitement de texte ou une application de publication assistée par ordinateur, chaque mot ou caractère est traité individuellement. Dans un système d'imagerie, l'ensemble de l'image ou du document est traité comme un objet entier. L'une des utilisations les plus populaires des images informatisées est la présentation ou le discours d'entreprise. Les logiciels de présentation simplifient la création de présentations multimédia qui utilisent la vidéo, les images, le son et le texte dans un ensemble d'informations intégré.

Les tableurs permettent de manipuler des données numériques. Les premiers tableurs populaires tels que VisiCalc et Lotus 123 ont grandement simplifié la tenue des documents financiers des entreprises. Parmi les nombreuses options de tableur, la possibilité d'utiliser des variables dans les états pro forma est particulièrement utile. L'option pro-forma permet à l'utilisateur de modifier une variable et de faire recalculer automatiquement une formule complexe en fonction des nouveaux chiffres. De nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul pour la gestion financière, les projections financières et la comptabilité.

Échange de données

Si le stockage et la manipulation des données sont une composante d'un système bureautique, l'échange de ces informations en est une autre tout aussi importante. Le transfert électronique est un domaine d'application général qui met en évidence l'échange d'informations entre de multiples utilisateurs. Le courrier électronique, la messagerie vocale et la télécopie sont des exemples d'applications de transfert électronique. Les systèmes qui permettent le transfert instantané ou "en temps réel" d'informations (c'est-à-dire les conversations en ligne par ordinateur ou l'échange audio avec capture vidéo) sont considérés comme des systèmes de partage électronique. Les logiciels de partage électronique illustrent la nature collaborative de nombreux systèmes de bureautique.

Les systèmes de bureautique qui comprennent la capacité de partager électroniquement des informations entre plusieurs utilisateurs simultanément sont parfois appelés systèmes de logiciels de groupe. Un type de collecticiel est un système de réunion électronique. Les systèmes de réunion électronique permettent à des participants géographiquement dispersés d'échanger des informations en temps réel. Les participants à ces réunions électroniques peuvent se trouver dans le même bureau ou bâtiment, ou à des milliers de kilomètres les uns des autres. Les systèmes de partage électronique à longue distance utilisent généralement une connexion par ligne téléphonique pour transférer des données, tandis que le partage dans le même lieu implique souvent un simple réseau local d'ordinateurs (aucune ligne téléphonique extérieure n'est nécessaire). L'efficacité fonctionnelle de ces systèmes de partage électronique a été l'un des facteurs de la croissance du télétravail en tant qu'option pour les travailleurs. Les télétravailleurs travaillent à domicile et maintiennent leurs liens avec le bureau par l'intermédiaire d'un ordinateur.

Les logiciels et systèmes de transfert électronique permettent la transmission électronique des informations du bureau. Le courrier électronique utilise un stockage informatique et un ensemble commun de protocoles de communication en réseau pour transmettre des messages électroniques d'un utilisateur à un autre. La plupart de ces systèmes permettent aux utilisateurs de relayer le courrier électronique à plusieurs destinataires, bien qu'ils appellent cela, à l'ancienne, la copie au carbone ou "ccing". Le courrier électronique, ou les systèmes de courrier électronique, offrent des fonctions de sécurité, une messagerie automatique et des systèmes de gestion du courrier comme les dossiers électroniques ou les ordinateurs portables. La messagerie vocale offre essentiellement les mêmes applications, mais pour les téléphones, pas pour les ordinateurs.

D'autres machines de bureau traditionnelles continuent à subir des changements qui améliorent également leurs capacités d'échange de données. Les photocopieuses numériques, par exemple, sont de plus en plus multifonctionnelles (avec des fonctions de copie, d'impression, de télécopie et de numérisation) et peuvent être connectées à des réseaux informatiques. Les ordinateurs portables, les assistants numériques personnels (PDA) et les Blackberries (téléphones portables et PDA sans fil) utilisent des technologies de transfert de données sans fil pour permettre aux utilisateurs d'accéder presque instantanément aux informations stockées sur les réseaux informatiques et les serveurs d'une entreprise, à partir de n'importe quel endroit situé à proximité d'une tour de téléphonie mobile ou d'un émetteur Internet sans fil. De nos jours, cela signifie à peu près n'importe où dans une zone urbaine des États-Unis.

Gestion des données

Les systèmes de bureautique sont également souvent utilisés pour suivre les données à court et à long terme dans le domaine des plans financiers, des plans d'affectation de la main-d'œuvre, des dépenses de marketing, des achats de stocks et d'autres aspects des affaires. Les systèmes de gestion des tâches ou de planification des horaires permettent de suivre et de contrôler divers projets et activités au sein du bureau. Les systèmes de gestion électronique surveillent et contrôlent les activités et les tâches du bureau par le biais de calendriers, d'équations de ressources et de programmation électronique.

Considérations relatives à la bureautique : les personnes, les outils et le lieu de travail

Les entreprises qui lancent ou modernisent des systèmes de bureautique doivent tenir compte d'une grande variété de facteurs qui peuvent influencer l'efficacité de ces systèmes. Ces facteurs comprennent, entre autres, des considérations budgétaires et d'espace physique, ainsi que des changements dans l'infrastructure de communication. Mais deux autres facteurs doivent être pris en compte, à savoir la formation des employés et la multiplication des choix en matière de bureautique :

Formation - Les personnes impliquées dans la bureautique comprennent essentiellement tous les utilisateurs de l'automatisation et tous les fournisseurs des systèmes et outils d'automatisation. Un large éventail de personnes - ingénieurs en logiciels et en matériel, informaticiens de gestion, cadres, employés de niveau intermédiaire et secrétaires - ne sont que quelques-unes des personnes qui utilisent la bureautique au quotidien. Par conséquent, la formation du personnel à ces systèmes de bureautique est devenue un élément essentiel de la planification de nombreuses entreprises. Après tout, la qualité d'un système de bureautique dépend des personnes qui le fabriquent et l'utilisent, et les propriétaires et directeurs d'entreprises intelligentes reconnaissent que la résistance du lieu de travail à ces systèmes peut réduire considérablement leurs avantages. "Il est vrai qu'à mesure que la technologie évolue, le besoin de formation spéciale diminuera, car les logiciels et le matériel de demain seront beaucoup plus intuitifs et dotés d'exercices pédagogiques intégrés, mais le temps n'est pas encore venu", a écrit M. Zarowin. "La formation est toujours essentielle".

Choix - Une gamme étourdissante d'alternatives en matière de bureautique est disponible pour les entreprises de toutes formes, tailles et domaines. Ces systèmes impliquent généralement un investissement important de fonds, il est donc sage pour les dirigeants et les propriétaires d'entreprises d'entreprendre un programme d'étude minutieux avant d'effectuer un achat. Les principaux facteurs à prendre en compte sont les suivants : le coût du système, le temps nécessaire à son introduction, l'état physique de l'installation dans laquelle le système sera introduit, le niveau de soutien technique, la compatibilité avec d'autres systèmes, la complexité du système (un facteur clé pour déterminer les allocations de temps et d'argent pour la formation) et la compatibilité du système avec le domaine d'activité dans lequel l'entreprise est impliquée.

Alors que l'économie de haute technologie, l'économie de l'ère de l'information ou la nouvelle économie continuent d'évoluer, les experts en affaires avertissent les petites entreprises de ne pas prendre trop de retard. Certaines petites entreprises restent résistantes au changement et prennent donc de plus en plus de retard dans l'utilisation des technologies de bureautique, malgré la pléthore de preuves qu'elles constituent la vague de l'avenir. Les entrepreneurs et les gestionnaires qui dirigent ces entreprises défendent généralement leur inaction en faisant remarquer qu'elles restent capables de satisfaire leurs besoins commerciaux de base sans ces investissements, ou en affirmant que les nouvelles innovations en matière de technologie et d'automatisation sont trop coûteuses ou trop difficiles à maîtriser. Mais selon M. Zarowin, "ces rationalisations ne tiennent pas compte de ce que découvrent de nombreux convertis récents à la technologie : plus on tarde, plus l'écart est grand et plus il est difficile de le rattraper. Et bien que de nombreuses entreprises puissent encore fonctionner correctement avec du papier et un crayon, leurs clients - et leurs concurrents - ne restent pas les bras croisés".